Wenn Arzt oder Krankenhaus die Zusendung der Krankenakte verweigern

Sven Hennig

In über zwanzig Jahren in der Branche erlebt man durchaus spannende, aber auch haarsträubende Sachen. Nun ist es kein Geheimnis, dass die Einsicht in die eigene Krankenakte bis auf ganz wenige Einzelfälle ein verbrieftes Recht ist. Gerade bei dem (geplanten) Abschluss einer Versicherung mit Gesundheitsfragen, aber auch aus rein persönlichem Interesse sollte und möchten die Patienten wissen, was in der Krankenakte geschrieben steht.

Mit diesem Artikel erhalten Sie

  • – Informationen zur Beschaffung Ihrer Krankenakte
  • – Hintergrundwissen zu der rechtlichen Voraussetzung
  • – Hinweise, falls der Arzt oder das Krankenhaus die Zusendung verweigert
  • – Hinweise was zu tun ist, wenn der Arzt auf eine Anfrage Ihrer Versicherung besteht
  • – ein kostenfreies Musterformular zum Versand an Arzt und Krankenhaus
  • – einen Hinweis auf Auskunft nach der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)

Schon in der Vergangenheit schrieb ich über die Beschaffung der Krankenakte, um eine vorvertragliche Anzeigepflichtverletzung zu vermeiden. Anscheinend versuchen aber einige Ärzte und Krankenhäuser jetzt eine neue Masche, daher hier noch einmal etwas detailliertere Informationen dazu.

Warum ist der Auszug aus der Krankenakte wichtig?

Nicht erst seit dem Abrechnungsskandal in der gesetzlichen Krankenversicherung in den letzten Jahren ist klar, der Patient sollte wissen was in seiner Akte steht. Auch wenn es viele Ärzte und Behandler gibt, welche sehr sauber arbeiten und einen großartigen Job machen, gibt es auch hier schwarze Schafe. Da werden dann schnell einmal Diagnosen dazu erfunden, um so einen höheren Betrag abrechnen zu können.

Aus harmlosen Rückenbeschwerden wird ein Bandscheibenvorfall, aus der Magengrippe schnell eine chronische Entzündung der Magenschleimhaut. Klar interessiert es den (GKV versicherten) Patienten zunächst nicht, da die Abrechnung direkt mit der Kasse erfolgt. Doch was passiert, wenn später in einem Leistungsfall der Kranken(zusatz)- oder Berufsunfähigkeitsversicherung der Versicherer nachforscht? Was passiert, wenn sich dort Diagnosen finden, welche dem Kunden so nicht bekannt waren?

Wollen Sie dann anfangen zu diskutieren und mit dem Arzt (der dann vielleicht schon an einen Nachfolger übergeben hat) zu verhandeln, was, warum und wie in Ihrer Akte steht? Sicher nicht, zumal das Kind dann meist in den Brunnen gefallen ist.

Wer sagt, dass mein Arzt mir die Akte auch aushändigen muss?

Es gibt eine Reihe von gesetzlichen Grundlagen, welche ein Auskunftsrecht des Patienten regeln. Dennoch bedeutet es nicht, dass Sie das Original einfach beim Arzt abholen können, denn dieses steht dem Arzt natürlich zu. Eine Kopie hingegen kann er Ihnen nicht verweigern.

Grundlage ist zunächst der Paragraph 10 der Berufsordnung für Ärzte. Dieser regelt gleich mehrere Verpflichtungen für den Arzt und die Rechte des Patienten. Daher zerlegen wir den Paragraphen einmal etwas und schauen uns an was der Arzt kann und darf:

§ 10 MBO-Ä 1997 – Dokumentationspflicht

(1) Ärztinnen und Ärzte haben über die in Ausübung ihres Berufes gemachten Feststellungen und getroffenen Maßnahmen die erforderlichen Aufzeichnungen zu machen. Diese sind nicht nur Gedächtnisstützen für die Ärztin oder den Arzt, sie dienen auch dem Interesse der Patientin oder des Patienten an einer ordnungsgemäßen Dokumentation.

Zunächst ist es kein „ich schreibe mal etwas auf“, sondern der Arzt MUSS eine Krankenakte führen und dokumentieren. Das tun die Ärzte auch. Doch oft weigern diese sich, die Akte dann herauszugeben. Aber auch das findet sich in der Berufsordnung, nun dem Absatz zwei des gleichen Paragraphen.

(2) Ärztinnen und Ärzte haben Patientinnen und Patienten auf deren Verlangen in die sie betreffende Dokumentation Einsicht zu gewähren, soweit der Einsichtnahme nicht erhebliche therapeutische Gründe oder erhebliche Rechte der Ärztin, des Arztes oder Dritter entgegenstehen. Auf Verlangen sind der Patientin oder dem Patienten Kopien der Unterlagen gegen Erstattung der Kosten herauszugeben.

Ja, es gibt einige, insbesondere psychische Erkrankungen, wonach eine solche Herausgabe problematisch ist. Dieses bedarf aber ganz speziellen Gründen und muss medizinisch begründbar sein. Selbst dann ist eine Herausgabe an einen anderen Arzt durchaus denkbar und auch hier besteht ein entsprechender Anspruch des Patienten. Doch zunächst ist nun klar, wenn Sie eine Kopie möchten, dann bekommen Sie auch eine, ob es dem Arzt passt oder nicht.

Der Arzt verlangt, dass die Versicherung direkt anfragt, und nun?

Das ist leider ein neuerdings häufiger vorkommendes Problem. Einige Ärzte versprechen sich dadurch ein Honorar, denn wenn die Versicherung spezielle Fragen stellt oder andere Angaben und Einschätzungen vom Arzt anfordert, dann kann dieser eine solche Leistung abrechnen. Möglich wäre hier die Gebührenziffer 80 oder 85, ggf. auch noch weitere. Diese wären dann entsprechend mit dem Steigerungssatz zu erhöhen.

Sollte also Ihr Arzt oder das Krankenhaus auf eine Anfrage der Versicherung bestehen, oder gar andere Auskünfte komplett verweigern, erklären Sie freundlich aber bestimmt den Hintergrund. Sie möchten die Krankenakte für sich, ebenso möchten Sie nicht vorab Daten an die Versicherung geben, um sich die Möglichkeit der anonymen Voranfrage nicht zu verbauen.

Der Arzt oder das Krankenhaus verweigern die Zusendung, nur Abholung sei möglich?

Eine weitere „Masche“ um es dem Patienten schwerer zu machen, es wird angeboten die Akte beim Arzt einsehen zu können, aber Kopien werden verweigert. Oder aber es ist wie in diesem Fall, welcher mit im LiveChat mehrfach vorgetragen wurde.

Hier sehen wir schon das nächste Problem. Bedingt durch Umzug, eine neue Arbeitsstelle oder einfach private Gründe, kann eine Zusendung per Post der einzig praktikable Weg sein. Das Krankenhaus hier verweigert das aber. Es will (und beruft sich dabei auf den Datenschutz) eine Zusendung verhindern.

Zunächst einmal, DATENSCHUTZ IST WICHTIG. Schließlich möchten Sie auch nicht, dass jemand anderes einfach so Ihre Krankenakte abholen soll und Einsicht in sehr vertrauliche Unterlagen bekommt. Daher ist es zwingend erforderlich, die berechtigten Interessen und die eigene Identität nachzuweisen.

Den Patienten aber deshalb dazu zu zwingen hunderte Kilometer zu fahren, nur um eine Auskunft aus der Akte zu bekommen? Sicher nicht. Doch wie können Sie eine solche „sichere Übertragung“ ermöglichen, ohne dort vorbei zu fahren?

Kopie des Personalausweises mit Anschrift, ggf. mit Beglaubigung

Zunächst einmal werden Sie um einen Nachweis Ihrer Identität nicht umhin kommen. Einfach und unkompliziert ist dieses mit einer Kopie des Personalausweises (auf dem sind Ausweisnummer und andere irrelevante Daten zu schwärzen) möglich. Sollte der Arzt es darauf anlegen Sie zu ärgern, so wird er ggf. zusätzlich auf einer Beglaubigung bestehen. Nur so ist sichergestellt, dass auch Sie den Ausweis kopiert haben und jemand das Original eingesehen hat.

Eine Beglaubigung ist bei offiziellen Stellen (wie zum Beispiel Stadtverwaltung, Landkreis) oder auch bei jedem Notar möglich. Dieser verlangt dafür eine Gebühr von 10-20 Euro, bestätigt Ihnen aber dann die Richtigkeit der Kopie.

Diese reichen Sie dann bei dem Arzt oder Krankenhaus ein und weisen so das berechtigte Interesse nach.

Zusendung wird dennoch verweigert?

Jetzt argumentieren die Krankenhäuser oder einige Ärzte immer noch, man kann es Ihnen nicht zusenden, schließlich könne den Brief ja jeder lesen. Auch das lässt sich aber lösen. Der Weg dazu, das Einschreiben eigenhändig. Ein Service der Deutschen Post.

Mit dieser besonderen Variante des Einschreibens wird dieses nur gegen Unterschrift und nur Ihnen persönlich, oder einem ausdrücklich Bevollmächtigten, ausgehändigt. Somit geht der Absender sicher, dass diese Unterlagen nicht in falsche Hände gelangen können. Hierfür fallen bei dem Absender Kosten an. Diese liegen (in 2018) für ein Einschreiben/eigenhändig bei 4,65 EUR zzgl. dem normalen Porto je nach Größe des Briefes.

Bieten Sie dem Absender also diese Variante zusätzlich an und erklären auch, die Kosten zu übernehmen, so haben wir auch diese „Verhinderungstaktik“ erledigt. Ein weiterer Weg kann auch die Zusendung an Ihren Hausarzt sein, dort können Sie dann die Unterlagen persönlich und gegen Unterschrift abholen.

Was passiert bei Schließung der Praxis?

Auch hierfür hat der Paragraph 10 eine Lösung. Dort heißt es:

(3) Ärztliche Aufzeichnungen sind für die Dauer von zehn Jahren nach Abschluss der Behandlung aufzubewahren, soweit nicht nach gesetzlichen Vorschriften eine längere Aufbewahrungspflicht besteht.

(4) Nach Aufgabe der Praxis haben Ärztinnen und Ärzte ihre ärztlichen Aufzeichnungen und Untersuchungsbefunde gemäß Absatz 3 aufzubewahren oder dafür Sorge zu tragen, dass sie in gehörige Obhut gegeben werden. Ärztinnen und Ärzte, denen bei einer Praxisaufgabe oder Praxisübergabe ärztliche Aufzeichnungen über Patientinnen und Patienten in Obhut gegeben werden, müssen diese Aufzeichnungen unter Verschluss halten und dürfen sie nur mit Einwilligung der Patientin oder des Patienten einsehen oder weitergeben.

(5) Aufzeichnungen auf elektronischen Datenträgern oder anderen Speichermedien bedürfen besonderer Sicherungs- und Schutzmaßnahmen, um deren Veränderung, Vernichtung oder unrechtmäßige Verwendung zu verhindern. 2Ärztinnen und Ärzte haben hierbei die Empfehlungen der Ärztekammer zu beachten.

Gibt es also keinen Nachfolger, so muss der Arzt selbst dafür sorgen, dass Sie zehn Jahre lang an Ihre Unterlagen kommen. Da dieses in der Realität jedoch schwer werden kann, gerade wenn dann Kontaktdaten fehlen, empfiehlt sich bei Umzug immer direkt eine Kopie mitzunehmen, oder direkt bei Abschluss der Behandlung alle Daten zu kopieren.

Weiterhin sollten Sie sich regelmäßig um ein Update Ihrer Akte kümmern, es spricht nichts dagegen einmal im Jahr eine solche Kopie zu verlangen.

Warum kann die die Unterlagen nicht per E-Mail bekommen?

Nun, das liegt in der Sicherheit der E-Mail und der fehlenden Kontrolle wer diese liest. Ausgenommen sich sicherer E-Maildienste wie die damals eingeführte DE Mail, aber auf diese Diskussion würde ich es gar nicht erst ankommen lassen.

Die Anforderung kann ggf. noch per Mail erfolgen, wenn es sich um unterschriebene und gescannte Unterlagen handelt. Dennoch würde ich diese Anforderung immer per Post im Original senden, am besten auch per Einschreiben um einen Nachweis des Zugangs zu haben.

Krankenhausentlassungsbericht oder Krankenakte?

Krankenhäuser versenden oft einen Entlassungsbericht oder geben Ihnen den mit. Ich für meinen Teil möchte aber- nicht unbedingt zur Freude der Klinik- gern die Kopie der kompletten Krankenakte haben. Nicht weil ich dem Arzt im Bericht nicht glaube, sondern weil mir Laborbefunde oder weitere Unterlagen und Werte aus der Akte wichtig sind und eine Aussage/ Kopie von Tageswerten aus dem Labor nun einmal aussagekräftiger ist, als ein Satz im Entlassungsbericht a la „Der Laborwert ging über den Aufenthalt auf den Normalwert zurück.“

Das kann auch für eine spätere/ weitere Behandlung wichtig sein.

Welche Kosten muss ich tragen?

Wie wir vorhin im Paragraphen 10 schon gelesen haben, sind die Kosten für die Kopien von dem Patienten zu tragen. Kosten für das Anfertigen der Kopien oder weitergehende Kosten jedoch nicht.

Zudem sollten die Kosten angemessen sein. Die Gebührenordnung nennt dabei für Kopien Kosten von 0,17 EUR pro Seite. Ich persönlich halte sogar 30 Cent für durchaus noch „im Rahmen“. Vielmehr sollte es aber nicht sein.

Auch glauben anscheinend einige Ärzte dazu noch die Arbeitszeit für das Kopieren abrechnen zu können. Dafür gibt es aber meines Erachtens keine rechtliche Grundlage.

Wollen Sie die Unterlagen zugesandt haben, so müssen Sie natürlich auch die Kosten für den Versand und ggf. das Einschreiben zahlen. Schickt der Arzt es mit einem normalen Brief an Ihre Anschrift, können Sie bei der Anforderung auch einen Freiumschlag beilegen.

Musterbrief zur Anforderung

Ich habe meinen, seit Jahren genutzten, Musterbrief zum Jahresbeginn nochmals angepasst. Dieser steht Ihnen auch weiterhin zum kostenfreien Download und Verwendung zur Verfügung.

Laden Sie diesen bitte zuerst herunter und speichern diesen lokal auf Ihrem Computer. Danach lassen sich die Felder in der pdf ausfüllen und dann ausdrucken/ speichern und an den Arzt bzw. das Krankenhaus versenden.

DOWNLOAD als ausfüllbare PDF – Musterformular Anforderung Patientenakte/ Krankenakte

DOWNLOAD als ausfüllbare WORD – Musterformular Anforderung Patientenakte/ Krankenakte

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2 Antworten zu “Wenn Arzt oder Krankenhaus die Zusendung der Krankenakte verweigern”

  1. So bekommen Sie Ihre Kopie der Krankenakte vom Arzt : PKV BU Blog Says:

    […] Wenn Arzt oder Krankenhaus die Zusendung der Krankenakte verweigern […]

  2. Krankenakte in Kopie- kein „GoodWill“ des Arztes, sondern Anspruch des Patienten, vollständige Herausgabe ist zwingend, so das AG München 243 C 18009/14 : PKV BU Blog Says:

    […] Wenn Arzt oder Krankenhaus die Zusendung der Krankenakte verweigern […]

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