Kopie der Krankenakte und der Patientenunterlagen nach Schließung der Praxis

Sven Hennig

Ärztliche Unterlagen sind wichtig und können auch nach Jahren in der Verlaufskontrolle oder bei der Diagnose und Anamnese sehr wichtig werden. Nicht nur Versicherungen benötigen ggf. zur Prüfung von Leistungsansprüchen eine Auskunft zu Behandlungen vor Antragstellung oder eine Information zu einem Krankheitsverlauf, auch Patienten und neue Behandler benötigen diese.

Zuerst einmal ist es wichtig zu wissen, wie Sie überhaupt an eine Krankenakte kommen. Dazu habe ich Ihnen in zwei Beiträgen MUSTERFORMULARE zur Anforderung der Krankenakte und auch detaillierte Informationen zusammengestellt.

So kommen Sie an eine Kopie Ihrer Krankenakte/ der Patientenunterlagen

–> Anforderung der Krankenakte in Kopie für Sie oder den neuen Arzt

Grundlage ist hier §10 Berufsordnung der Ärzte und §630g BGB

–> Anforderung der Krankenakte als kostenlose Kopie

Grundlage ist hier die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)

–> Musterformulare und Anschreiben zur Anforderung der Kopie der Patientenunterlagen

–> Was Sie tun können, wenn der Arzt die Herausgabe verweigert oder Sie zum persönlichen Vorbeikommen auffordert

Doch nachdem das alles ganz wunderbar bei Ärzten und Krankenhäusern funktioniert und auch meist nicht zu großen Problemen führt, erwartet uns in Zukunft immer Häufiger ein anderes Problem. Die Ärzte werden immer älter und finden immer weniger Nachfolger. Praxen bleiben leer oder werden durch neue Kollegen übernommen und diese erhalten nicht immer alle Akten. Daher ist es wichtig zu wissen, wo denn nun die Krankenakten gelagert sind und wie Sie an diese kommen.

Praxis geschlossen – Krankenakte verloren?

Zunächst einmal legt der Gesetzgeber dem Arzt zahlreiche Dokumentations- und Informationspflichten auf und viele Ärzte kommen diese gewissenhaft und problemlos nach. Doch auch Ärzte sind nur Menschen und werden einmal schwer krank, haben Unfälle oder schließen Praxen aus Altersgründen. Daher ist es hier wichtig und gut zu wissen, wie Sie dann immer noch an eine Akte kommen und welche gesetzlichen Grundlagen hier gelten.

Auch sind die Zuständigkeiten nicht klar. Wenn eine Arztpraxis plötzlich nicht mehr existiert und nicht gerade im Wohnhaus des Arztes untergebracht war und somit der Arzt noch erreichbar ist, dann wird es schnell zu einem Problem. Neben den Kassenärztlichen Vereinigungen oder den Ärztekammern gilt es hier einen Kontakt zu finden. Daher schauen wir uns zwei Fälle getrennt an. Einmal den der regulären Schließung und einmal den der Übergabe der Praxis.

Ein Bundesland, nämlich Rheinland-Pfalz hat hier eine Regelung in sein Heilberufsgesetz geschrieben, welches hier helfen soll. Dort heulst es in Paragraph 22:

(2) Die Kammermitglieder haben beim Ausscheiden aus einer eigenen Niederlassungg oder bei deren Schließung dafür zu sorgen, dass die in Ausübung ihres Berufs gefertigten medizinischen und pflegerischen Aufzeichnungen und sonstigen dort vorhandenen Patientenunterlagen nach den Vorschriften der Schweigepflicht und des Datenschutzes untergebracht und nur für Berechtigte zugänglich gemacht werden. Kommt ein Kammermitglied dieser Pflicht nicht nach, ist die Kammer verpflichtet, die Unterlagen im Rahmen der Verwaltungsvollstreckung zu verwahren und zu verwalten. Die Kammern können auch gemeinsame Einrichtungen zur Aufbewahrung und Verwaltung errichten oder nutzen; das Nähere regelt die Satzung.

Praxis an neuen Arzt übergeben

Sollte der neue Arzt eine bestehende Praxis übernommen haben, so können hier meist auch die Patientenakten weiter eingesehen werden. Jedoch ist es datenschutzrechtlich nicht einfach möglich, dass hier der alte Arzt es einfach an den neuen übergibt. Es könnte ja sein, dass Sie als Patient oder Patientin gerade diesem Arzt keine Einsicht geben möchten. Daher sind hier Lösungen wie geschützte Datenräume (physisch wie virtuell) denkbar und werden teilweise auch so praktiziert. Dabei werden die Akten unter Verschluss gehalten, bis Sie dem neuen Arzt die Verwendung gestatten.

Bei einer geplanten Übergabe informieren die Ärzte meist vorab Ihre Patienten, wenn denn dort aktuelle Kontaktdaten und Anschriften vorhanden sind. Hier kann der Patient oft selbst entscheiden was mit seinen Akten passieren soll.

  • Abholung der Patientenakte vor Schließung/ Übergabe der Praxis

  • Versand an den neuen (vom Patienten zu benennenden Arzt)

  • Fertigung von Kopien für den Patienten (Anforderung mit den Musterformularen siehe oben)

Sollten Sie sich daher gegen die Weiterbehandlung in der Praxis entscheiden, so haben Sie ausreichend Zeit diese Akte abzuholen oder versenden zu lassen. Selbst wenn dem nicht so ist und Sie vielleicht von der Schließung nichts wussten, so ist hier auch im Anschluss noch eine Lösung möglich, wenn Sie die neue Praxis kontaktieren.

Praxis geschlossen, keiner mehr erreichbar/ keine Kontakte des Arztes bekannt

Wird eine Praxis geschlossen, warum auch immer, so ändert dieses nichts an den Verpflichtungen zur Aufbewahrung. Es macht es aber komplizierter. Denn bevor Sie nun eine Akte bekommen und/ oder Ihren Anspruch auf Auskunft geltend machen können, müssen Sie erst einmal wissen wo der Arzt denn nun erreichbar ist und wo Ihre Akte gelagert wird.

Nachsendeauftrag und Postanforderung

Einige Praxen sind postalisch über Nachsendungen dennoch erreichbar. Probieren Sie also immer die schriftliche Anforderung der Akte an die alte Arztanschrift und hoffen, dass es einen Nachsendeauftrag gibt. Dabei gilt als praktischer Tipp. Nutzen Sie die Deutsche Post und nicht private Briefdienste, da die Trefferquote dort höher ist.

Hier können Sie ebenfalls wieder meine Musterformulare verwenden und diese ggf. etwas anpassen.

Anfrage bei der Kassenärztlichen Vereinigung

Hatte Ihr Arzt bisher eine Kassenzulassung, so können Sie auch bei der Kassenärztlichen Vereinigung nach einer Anschrift des Arztes fragen und dort um Auskunft bitten. Die Kassenärztlichen Vereinigungen haben meist auch nach Schließung der Praxis noch Kontaktdaten und ggf. weitere Informationen wo und wie Sie den Arzt erreichen können.

Einige Ärzte nutzen auch spezielle Dienstleister, um die Akten innerhalb der gesetzlichen Frist von 10 Jahren abrufbar zu halten.

Eine Übersicht über alle Kassenärztlichen Vereinigungen, deren Anschrift und Kontaktdaten wie Telefon, Fax, Email habe ich Ihnen in einer Übersicht zusammengestellt. Diese können Sie im Downloadbereich oder hier als direkten Link herunterladen.

–> Übersicht über die Kassenärztlichen Vereinigungen nebst Kontaktdaten, Anschrift und Internetauftritt

Übersicht der Kassenärztlichen Vereinigungen und KontaktdatenAnfrage bei der zuständigen Ärztekammer

Alternativ und auch bei Ärzten ohne Kassenzulassung können Sie auch die Ärztekammer kontaktieren. Diese haben auch nach Ende einer Praxis meist Kontaktdaten oder können mit einer Postanschrift oder Lagerungsstätte helfen.

Zunächst einmal müssen Sie die passende Ärztekammer finden. Dazu hat die Landesärztekammer in Bayern ein Tool zur Bundesweiten Suche veröffentlicht. Mit dem Link auf die folgende Seite finden Sie die jeweilige Kammer. Dabei geht es um die Anschrift des Arztes, nicht Ihre.

–> Link zur Suche der passenden Ärztekammer

–> Übersicht über alle Ärztekammern mit Kontaktdaten, Anschrift und Internetauftritt

Übersicht über die Bundes- und Landesärztekammern und deren Kontaktdaten

In den meisten Fällen lassen sich über diese Wege die Daten bekommen. Gelingt das aber auch alles nicht, so bleibt nur noch eine Anfrage beim letztbekanntem Einwohnermeldeamt am Wohnsitz des Arztes. Auch hier lässt sich (auch als Privatperson) bei berechtigtem Interesse eine Anschrift herausfinden. Dazu ist ein ANTRAG AUF EINFACHE MELDEREGISTERAUSKUNFT zu stellen. Einige Städte haben hier online entsprechende Vordrucke, welche sich bundesweit verwenden lassen. Auch ist dieses einfach formlos möglich.

Ein Beispielformular finden Sie auf den Seiten der Stadt Herne:

–> MUSTER: Antrag auf Erteilung einer einfachen Melderegisterauskunft [Quelle: Stadt Herne]

Was Sie vorbeugend tun können

Doch eigentlich braucht es in den meisten Fällen gar nicht erst soweit kommen. Warum? Weil es einige Regeln gibt, an die Sie sich bei Arztbesuchen einfach halten sollten und somit niemals Ihren Unterlagen hinterher laufen müssen. Dazu nehmen wir einmal einige Beispiele (ohne Anspruch auf Vollständigkeit) aber damit verstehen Sie einfach und schnell was ich meine.

Viele von Ihnen nutzen ein Smartphone und genau da liegt der Schlüssel. Alles was Sie einmal in der Hand haben und weitergeben, scannen oder fotografieren Sie. Es gibt unzählige Scannerapps und zur Not tut es auch ein Foto. Richten Sie sich einen Ordner auf Ihrem Handy oder bei einem beliebigen Dienstleister ein und speichern dort alle medizinischen Unterlagen (ggf. Passwortschutz und Datenspeicherort beachten) Dabei ist Datensicherheit und Backup natürlich wichtig, denn alles sichern nützt nix, wenn die Platte kaputt und dann alles weg ist.

Befunde von Fachärzten

Bekommen Sie den Befund direkt beim Besuch des Facharztes mit und sollen den bei Ihrem Hausarzt abgeben, dann bitte sehr. Einfach fotografieren oder besser scannen, vernünftig benennen „Befund Dr. Müller, Rücken, 28.08.2019“ oder so ähnlich und Sie finden es auch wieder.

Bilder und Befunde von Radiologen (CT, MRT, Röntgen)

Hier wird das mit dem Fotografieren etwas schwieriger, denn Bilder lassen sich schlecht so nutzen. Den Befundbericht, also die Auswertung der Bilder jedoch, die können Sie problemlos fotografieren/ scannen und damit archivieren.

Für die Bilder selbst lassen Sie sich eine CD aushändigen oder noch besser, nehmen Sie IHREN EIGENEN USB Stick mit in die Praxis. Zumindest bei meinen Behandlern war das, auch wenn diese erst verwundert waren, kein Problem. Sonst eben die CD. Das löst gleich zwei Probleme. 1.) Sie haben alle Unterlagen für sich und 2.) Sie können es auch zu jedem anderen Arzt für eine Zweite Meinung oder eine Verlaufskontrolle mitnehmen.

Verordnungen von Leistungen und Medikamenten

Bekommen Sie eine Verordnung von Massagen, Fango, Hilfsmitteln oder anderen Heilmitteln? Auch hier gilt (wie auch bei Rezepten), ein Foto ist schnell gemacht und ersetzt spätere Nachfragen. Auch hier helfen FOTO oder SCANNER APPS weiter und bieten eine entsprechende Speicherung der Informationen in dem eigenen Ordner an.

Entlassungsberichte von Krankenhäusern/ Arztbriefe

Auch hier gilt. Sie bekommen den Bericht bei der Entlassung in die Hand und nehmen den oft zum Hausarzt mit. Auch hier ist es dann einfach diesen vorab zu sichern.

Sollten Sie einmal einen Befund nicht direkt bekommen oder der Arzt, das Krankenhaus schickt dieses direkt zum Hausarzt, dann machen sie sich beim nächsten Besuch dort einfach eine Kopie. Und ja, auch darauf haben Sie einen Anspruch. Freundlich fragen und die Sprechstundenhilfe oder der Arzt wird Ihnen das gern zusenden/ ausdrucken/ mitgeben.

Behandlungen des laufenden Jahres / Krankenakten

Das Jahr neigt sich dem Ende und sie sind noch einmal bei Ihrem Hausarzt? Dann nehmen Sie doch die Kopie der Krankenakte gleich mit und sichern sich somit den Zugriff auf alle Informationen und Daten des laufenden Jahres.

Machen Sie das jedes Jahr, so sammeln Sie von allen Ärzten Ihre eigene Krankenakte bei sich selbst und müssen diese nie wieder anfordern. Ganz einfach und wenn man das einmal angefangen hat und konsequent macht, dann fragt auch keiner mehr. Einige meiner Behandler kennen das und drucken die schon fast automatisch am Ende des Jahres aus, wenn ich einen Termin dort habe.

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