Arbeitgeberzuschuss falsch berechnet – wie Sie am besten reagieren

Wird oder wurde der Arbeitgeberzuschuss falsch berechnet, so entgehen Ihnen als privat versichertem Arbeitnehmer jeden Monat steuerfreie Beträge, die Ihnen aber zustehen. Oft passieren diese Fehler auch gar nicht mutwillig, sondern die Arbeitgeber oder besser die handelnden Personen in der Lohnbuchhaltung wissen es einfach nicht besser.

Hier einmal ein neuer Mitarbeiter, da eine neue Software, und zack – schon ist der Betrag falsch eingegeben oder gar aufgrund fehlenden Wissens falsch berechnet. Einen solchen Fall habe ich gerade einmal mehr als Rückfrage eines Kunden auf meinem Tisch. Natürlich bin ich kein Steuerberater, darum geht es hier auch nicht. Ich zeige mit diesem einfachen Beispiel, woran es lag, dass der Arbeitgeber hier immerhin einige hundert Euro als steuerfreien Zuschuss “unterschlagen” hatte und diese nun nachzahlen muss.

Unterschied Arbeitgeberbescheinigung und Steuerbescheinigung der PKV für privat versicherte Arbeitnehmer

In meinem aktuellen “Fall” hat der Arbeitgeber nicht unbewusst den Arbeitgeberzuschuss falsch berechnet, sondern hat eine sehr eigenwillige, um nicht zu sagen falsche, Auffassung der Rechtsgrundlagen.

Privat versicherte Arbeitnehmer erhalten von der privaten Krankenversicherung für sich selbst und auch mitversicherte Familienangehörige mehrere Bescheinigungen.

Diese Bescheinigungen sind ganz unterschiedlich und nur eine davon muss zwingend abgegeben werden. Die Arbeitgeberbescheinigung ist Pflicht. Ohne Abgabe dieser gibt es keinen AG-Zuschuss zur PKV.

Die Bescheinigung der Vorsorgeaufwendungen nach § 10 Abs. 1 Nr. 3 Einkommensteuergesetz (EStG) kann abgegeben werden, muss aber nicht. Wer die steuerliche Berücksichtigung seiner Beiträge nicht möchte oder dem Arbeitgeber diese Bescheinigung nicht gibt, der kann es dann mit der Einkommensteuererklärung nachmelden.

Änderung 2026: Die PKV meldet zukünftig direkt die Beträge an das Bundeszentralamt für Steuern und der Arbeitgeber kann diese dort abrufen. Auch hier: Wer nicht will, kann widersprechen. Was sich genau ändert, können Sie zum Beispiel auf der speziellen Erklärseite der Barmenia nachlesen.

Arbeitgeberzuschuss zur PKV	Vorsorgeaufwendungen (“Steuerbescheinigung”)
Grundlage ist § 257 SGB V.	Grundlage ist §10 Abs. 1 Nr. 3 Buchstabe a und b EStG
Der Zuschuss wird in Höhe des Betrages gezahlt, der sich bei Anwendung der Hälfte des Beitragssatzes nach § 241 zuzüglich der Hälfte des durchschnittlichen Zusatzbeitragssatzes nach § 242a und der nach § 226 Absatz 1 Satz 1 Nummer 1 bei Versicherungspflicht zugrunde zu legenden beitragspflichtigen Einnahmen als Beitrag ergibt, höchstens jedoch in Höhe der Hälfte des Betrages, den der Beschäftigte für seine Krankenversicherung zu zahlen hat.	Für Beiträge zu einer privaten Krankenversicherung sind dies die Beitragsanteile, die auf Vertragsleistungen entfallen, die, mit Ausnahme der auf das Krankengeld entfallenden Beitragsanteile, in Art, Umfang und Höhe den Leistungen nach dem Dritten Kapitel des Fünften Buches Sozialgesetzbuch vergleichbar sind; § 158 Absatz 2 des Versicherungsaufsichtsgesetzes gilt entsprechend.

Dazu schauen wir uns einmal die Beträge genauer an und werfen auch einen Blick auf die Begründung. Aus der Kundenmail habe ich – aus Datenschutz- und Vereinfachungsgründen – die Beträge einmal gerundet, der Rest ist so, wie ich ihn bekam.

Arbeitgeberzuschuss falsch berechnet – der Arbeitgeber irrt hier!

Der Arbeitgeber begründet die Berechnung des Zuschusses mit einem Abschlag auf denjenigen Anteil meiner zu zahlenden PKV-Gebühren, der meinen monatlich steuerlich absetzbaren Beitrag lt. Steuerbescheinigung in Höhe von 700 € übersteigt (Steuerbescheinigung ebenfalls angehangen). Also konkret rechnet mein Arbeitgeber so: Zuschuss = 700 * 0,5 + (900 – 700) * 0,29543 = 409,07 €. Mein Arbeitgeber betrachtet die 200 €, die den steuerlich absetzbaren Betrag übersteigen, als eine Art Zusatzbeitrag, der lt. Angaben aus der Personalabteilung nicht mit 50 % bezuschusst werden kann. Wie der Arbeitgeber auf die ca. 29,543 % Zuschuss für den nicht steuerlich absetzbaren Beitrag kommt, kann ich mangels Fachwissen nicht klären.

Aus einer Kunden-E-Mail

Fälschlicherweise vertrat der Arbeitgeber oder besser die Lohnabteilung (ganz egal, ob intern oder extern) die Auffassung, man könne von der Bescheinigung nach § 257 noch etwas abziehen. All das, was nicht der Basisabsicherung entspricht. Wie kommt der Arbeitgeber darauf?

Er hat hier (daher der Prozentsatz) den Betrag von der Arbeitgeberbescheinigung genommen, und diesen dann ins Verhältnis gesetzt zu dem Betrag, welcher auf die Basisabsicherung entfällt. (Die Beträge weichen hier durch meine Rundungen im Beispiel ab) und dann anscheinend Folgendes getan.

Erst hat er den AG-Zuschuss auf den steuerlichen Teil der Basisabsicherung berechnet und dann auf die Differenz aus Beitrag der PKV und Basisabsicherung noch einmal 29 % dazu genommen. Das soll wohl der Teil sein, der dann auch bei diesem Differenzbetrag erstattungsfähig wäre.

Mit Verlaub, das ist Unsinn.

Im Jahr 2025 beträgt der maximal mögliche Arbeitgeberzuschuss 471,32 € für die Krankenversicherung. Dieser steigt ab dem 1. Januar 2026 auf einen Betrag von mindestens 496 €, voraussichtlich aber noch darüber hinaus.

Basisabsicherung nur relevant für die steuerliche Betrachtung

Die Unterteilung des Beitrages in Teile, welche der Basisversorgung entsprechen, und in solche, die darüber hinausgehend versichert sind, findet bei der Berechnung des Arbeitgeberzuschusses nicht statt.

Für den Arbeitgeberzuschuss zählen folgende Bestandteile:

• Beitrag für ambulanten, stationären und zahnärztlichen Versicherungsschutz
• Beitrag für das Krankentagegeld nach der 6. Woche oder später
• Beitrag für eine Beitragsentlastung im Alter

NICHT berücksichtigt werden aber:

• Beitragsanteile für einen reinen Auslandsreisekrankenschutz (wie z. B. der URZ bei der Hallesche, der Reiseschutzbrief R40 bei der Allianz)
• Beitragsanteile für eine PflegeZUSATZversicherung
• Beitragsanteile für einen Optionstarif (wie den NK.select flex oder den GSWO-Baustein bei der Allianz)

Arbeitgeberzuschuss falsch berechnet – Korrektur beantragen

Fehler passieren, und damit es Ihnen auffällt, kontrollieren Sie Ihre Gehaltsabrechnung nach einem Wechsel oder einer Veränderung Ihrer Beiträge (zum Beispiel auch nach einer Beitragsanpassung oder dem Jahreswechsel).

Fordern Sie Ihren Arbeitgeber dann freundlich, aber durchaus bestimmt auf, Ihnen die fehlenden Arbeitgeberzuschüsse auszuzahlen, denn diese stehen Ihnen steuerfrei zu.

In unserem Beispiel waren es immerhin 47 € pro Monat, welche schon seit Januar 2025 (vielleicht auch bereits davor) fehlten und falsch berechnet wurden. Mit der nächsten Lohnabrechnung bekommt mein Kunde dann wohl 470 € steuerfrei on Top, ist ja auch bald Zeit für Weihnachtsgeschenke.

Was tun, wenn der Arbeitgeber sich weigert?

Nun, meist lassen sich solche Fragen mit passender Begründung schnell klären. Kommen Sie gar nicht weiter, können Sie sich natürlich Hilfe suchen. Zunächst würde ich einen Steuerberater oder das Lohnbüro des Arbeitgebers bitten, dann bliebe noch eine SV-Prüfung beim Arbeitgeber anzustreben. (das passiert auch turnusmäßig, aber nur alle paar Jahre und niemand möchte das öfter). Hilft das alles nicht, bitten Sie ihre Lohnbuchhaltung, sich noch einmal zu informieren oder bei einer gesetzlichen Krankenkasse nachzufragen. Diese sind zwar nicht direkt zuständig, aber der Arbeitgeberservice hilft hier oft dennoch mit einer Auskunft oder stellt Unterlagen und Leitfäden zur Verfügung.

Als letzter Schritt ist dann noch der juristische Weg zu nennen, welchen Sie hoffentlich nicht benötigen werden.